การรับสมัครนักศึกษาใหม่ ถือเป็นอุปสรรคด่านแรกที่มหาวิทยาลัยต้องพิชิตให้ได้ และเมื่อพูดถึงนักศึกษาต่างชาติ ความท้าทายก็เพิ่มขึ้นเป็นเท่าตัว ไม่ว่าจะเอกสารมากมาย การตรวจสอบคุณสมบัติที่ละเอียดอ่อน หรือแม้แต่การสื่อสารที่ต้องข้ามภาษา ล้วนเป็นอุปสรรคที่ต้องเผชิญ ดังนั้นการใช้งานผ่านระบบเดิม ๆ ที่ใช้กันอยู่ จึงกลายเป็นภาระหนักอึ้งให้กับเจ้าหน้าที่ ที่ต้องคอยตามเอกสาร ตอบอีเมลเป็นร้อย ๆ ฉบับ จนบางทีก็เกิดความล่าช้าและผิดพลาดได้ง่าย ๆ ถึงเวลาแล้วที่มหาวิทยาลัยจะต้องปรับตัว หันมาใช้เทคโนโลยีที่ช่วยให้กระบวนการรับสมัครนักศึกษาต่างชาติเป็นเรื่องง่าย สะดวก และมีประสิทธิภาพ

Pain Points ระบบรับสมัครนักศึกษาในปัจจุบัน

1. การรวบรวมข้อมูลจากนักศึกษาต่างชาติที่ซับซ้อน มหาวิทยาลัยหลายแห่งยังต้องอาศัยเจ้าหน้าที่ในการประสานและรวบรวมข้อมูลจากนักศึกษาต่างชาติ โดยใช้ช่องทางที่ไม่เป็นทางการ เช่น การส่งอีเมล เพื่อขอเอกสารหรือข้อมูลเพิ่มเติม ซึ่งทำให้การจัดการข้อมูลมีความยุ่งยากและใช้เวลามากขึ้น
2. ภาระงานที่เพิ่มขึ้นของเจ้าหน้าที่มหาวิทยาลัย การต้องประสานงานกับนักศึกษาต่างชาติในการจัดทำข้อมูลทำให้เจ้าหน้าที่ต้องใช้เวลาและทรัพยากรมากมาย ซึ่งเป็นการเพิ่มภาระงานที่ไม่จำเป็นและส่งผลต่อประสิทธิภาพในการทำงานของทีมรับสมัคร 
3. ความล่าช้าในการรับข้อมูลและการดำเนินการทางการเงิน การประสานงานผ่านอีเมลและการจัดการเอกสารนอกระบบมักทำให้การรับข้อมูลล่าช้า ส่งผลให้กระบวนการรับสมัครนักศึกษาใหม่และการดำเนินการทางการเงินล่าช้าตามไปด้วย 

u-next โซลูชันที่ทำให้การรับสมัครนักศึกษาเป็นเรื่องง่าย 

เพื่อแก้ไขปัญหาดังกล่าว u-next ได้นำเสนอโซลูชันที่ช่วยให้กระบวนการรับสมัครนักศึกษาใหม่ โดยเฉพาะนักศึกษาต่างชาติ เป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

• Self Service สำหรับนักศึกษาต่างชาติ u-next ช่วยลดภาระงานของเจ้าหน้าที่มหาวิทยาลัยด้วยฟังก์ชัน Self Service ที่ให้นักศึกษาต่างชาติกรอกข้อมูลและแนบเอกสารสำคัญได้ด้วยตนเอง โดยไม่ต้องผ่านการประสานงานซับซ้อนจากเจ้าหน้าที่ ทำให้มหาวิทยาลัยสามารถรับข้อมูลได้ทันทีผ่านระบบ ลดความผิดพลาดในการจัดการข้อมูลและกระบวนการเร็วขึ้น 
• ลดภาระงานและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของเจ้าหน้าที่ เจ้าหน้าที่มหาวิทยาลัยไม่จำเป็นต้องประสานงานผ่านอีเมลหรือช่องทางอื่น ๆ นอกระบบอีกต่อไป ระบบ u-next ทำให้กระบวนการรับสมัครมีความเป็นอัตโนมัติ ทำให้เจ้าหน้าที่มีเวลามากขึ้นในการดูแลและให้คำปรึกษาในส่วนอื่น ๆ ที่จำเป็น 
• เพิ่มความเร็วในการรับสมัครและการจัดการการเงิน มหาวิทยาลัยสามารถดำเนินการรับสมัครและรับเงินจากนักศึกษาได้อย่างรวดเร็ว ไม่ต้องรอการจัดการข้อมูลนาน ๆ ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพทั้งในด้านการรับสมัครและการเงินของสถาบัน

กรณีศึกษาการใช้งานจริง 

มหาวิทยาลัยชั้นนำแห่งหนึ่งในประเทศไทย มีปัญหากับการจัดการรับสมัครนักศึกษาต่างชาติ เนื่องจากต้องรวบรวมเอกสารและข้อมูลสำคัญจากนักศึกษาผ่านอีเมล ซึ่งทำให้การดำเนินการล่าช้าและซับซ้อน อย่างไรก็ตาม เมื่อเปลี่ยนมาใช้ระบบ u-next มหาวิทยาลัยสามารถเปิดให้นักศึกษาต่างชาติกรอกข้อมูลและแนบเอกสารผ่านระบบได้โดยตรง ทำให้กระบวนการทั้งรวดเร็วและเป็นระบบมากขึ้น เจ้าหน้าที่ของมหาวิทยาลัยสามารถลดภาระงานในการประสานงานและจัดการข้อมูลต่าง ๆ โดยระบบจะประมวลผลและรวบรวมข้อมูลให้อย่างครบถ้วน อีกทั้งการชำระเงินผ่านระบบก็เป็นไปอย่างรวดเร็ว ทำให้มหาวิทยาลัยสามารถจัดการงบประมาณได้ทันที ไม่ต้องรอเวลานาน

สรุป

u-next ช่วยให้มหาวิทยาลัยสามารถจัดการกระบวนการรับสมัครนักศึกษาใหม่ โดยเฉพาะนักศึกษาต่างชาติ ได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ฟังก์ชัน Self Service ช่วยลดภาระงานของเจ้าหน้าที่ ขณะที่ระบบการจัดการข้อมูลและการเงินที่รวดเร็วช่วยให้มหาวิทยาลัยสามารถรับนักศึกษาและดำเนินการรับสมัครได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น